Wat kost een bedrijfsfeest voor 50, 100, 200 of 500 personen?

Een bedrijfsfeest organiseren begint vaak met een goed idee. Een jubileum vieren, medewerkers bedanken of samen het jaar afsluiten. Maar voordat de plannen concreet worden, komt vrijwel altijd dezelfde vraag naar voren: wat kost een bedrijfsfeest?

Het antwoord hangt niet alleen af van het aantal gasten. Een informele bedrijfsborrel voor 100 medewerkers vraagt om een andere invulling dan een compleet bedrijfsfestival met catering, bars, tenten, muziek en aankleding.

Bij Schell Events kijken we daarom verder dan alleen de kosten per persoon. We organiseren en verzorgen het complete evenement, waarbij we rekening houden met alle onderdelen die nodig zijn voor een geslaagde uitvoering. Van de eerste voorbereidingen tot de opbouw, het evenement zelf en de afbouw.

In dit artikel leggen we uit welke factoren het budget bepalen, waar de verschillen ontstaan en hoe wij zorgen dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten.

Wat kost een bedrijfsfeest gemiddeld per persoon?

De kosten van een bedrijfsfeest verschillen sterk per evenement. Als algemene marktindicatie wordt vaak een budget van € 50 tot € 150 per persoon genoemd. Bij uitgebreidere evenementen met bijvoorbeeld entertainment, aanvullende techniek of een compleet ingerichte locatie kunnen de kosten hoger uitvallen.

Deze bedragen zijn uitsluitend algemene indicaties en geen tarieven van Schell Events.

Een borrel van drie uur op kantoor is immers niet te vergelijken met een personeelsfeest waarbij een bedrijfshal volledig wordt ingericht als evenementenlocatie.

Bovendien zijn niet alle kosten rechtstreeks afhankelijk van het aantal gasten. Bepaalde voorzieningen, zoals tenten, geluidsinstallaties, transport en opbouw, brengen kosten met zich mee ongeacht of er 100 of 200 personen aanwezig zijn.

Daarom kijken we bij Schell Events altijd naar het volledige evenement. Wat wil je organiseren, welke voorzieningen zijn al aanwezig en wat is er nodig om jouw plannen professioneel uit te voeren?

Op basis daarvan kunnen we een passende begroting en offerte opstellen.

Wat kost een bedrijfsfeest voor 50, 100, 200 of 500 personen?

Om een eerste beeld te krijgen van mogelijke budgetten, kun je rekenen met verschillende bedragen per gast.

Dit zijn rekenvoorbeelden op basis van verschillende budgetniveaus, exclusief btw. Het zijn geen vaste tarieven of offertes van Schell Events. De daadwerkelijke kosten zijn afhankelijk van de gewenste invulling.

Een bedrijfsfeest voor 100 personen kan bijvoorbeeld heel anders worden ingericht dan een evenement voor 500 gasten. Maar ook twee evenementen met hetzelfde aantal gasten kunnen aanzienlijk verschillen in kosten.

Het gaat uiteindelijk om het complete plaatje.

Bij Schell Events kijken we daarom niet alleen naar het aantal personen, maar ook naar de locatie, de gewenste sfeer, de catering, de inrichting en alle praktische voorzieningen.

Zo kunnen we een evenement samenstellen dat aansluit bij de wensen én het beschikbare budget.

Welke onderdelen bepalen de kosten van een bedrijfsfeest?

De begroting van een bedrijfsfeest bestaat uit verschillende onderdelen. Sommige kosten hangen direct samen met het aantal gasten, terwijl andere worden bepaald door de locatie, de benodigde voorzieningen en de organisatie.

Bij Schell Events brengen we deze onderdelen samen in één plan. Zo hoef je als opdrachtgever niet zelf overal over na te denken en weet je vooraf wat er geregeld wordt.

1. De locatie

Waar je het bedrijfsfeest organiseert, heeft grote invloed op de totale kosten.

Bij een externe evenementenlocatie zijn bepaalde voorzieningen mogelijk al aanwezig. Denk aan sanitaire voorzieningen, stroom, meubilair en verlichting.

Organiseer je het evenement op je eigen bedrijfsterrein? Dan biedt dat vaak meer vrijheid in de inrichting. Een parkeerplaats kan bijvoorbeeld worden omgetoverd tot een bedrijfsfestival en een bedrijfshal tot een sfeervolle feestlocatie.

Daarvoor zijn mogelijk wel aanvullende voorzieningen nodig, zoals tenten, verlichting, meubilair of tijdelijke stroomvoorzieningen.

Een bedrijfsfeest op eigen locatie is dus niet automatisch goedkoper dan een evenement op een externe locatie.

Bij Schell Events kijken we naar de mogelijkheden van de locatie en welke voorzieningen nodig zijn. We denken mee over een praktische inrichting, de logistiek en de uitvoering. Zo ontstaat een compleet plan waarin alle onderdelen op elkaar aansluiten.

2. Catering en dranken

Eten en drinken zijn belangrijke onderdelen van een bedrijfsfeest en bepalen voor een groot deel de beleving van de gasten.

De kosten zijn onder andere afhankelijk van het gewenste cateringconcept, het gekozen menu, het aantal gasten en de benodigde medewerkers.

Een informele borrel met hapjes vraagt bijvoorbeeld om een andere invulling dan een uitgebreide BBQ, een walking dinner of een compleet diner.

Ook de drankvoorziening speelt een belangrijke rol. Denk aan het assortiment, het aantal gasten, de duur van het evenement en de benodigde barcapaciteit.

Bij het vergelijken van offertes is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de prijs van het menu. Zijn dranken, glaswerk, personeel, materialen, transport en service inbegrepen? En wie zorgt ervoor dat deze onderdelen op de dag zelf goed op elkaar aansluiten?

Bij Schell Events kijken we naar het complete evenement.

Niet alleen naar wat er op tafel komt, maar ook naar alles wat daarvoor en daaromheen geregeld moet worden.

Van catering en barvoorzieningen tot personeel, materialen en logistiek. We brengen de verschillende onderdelen samen in één plan, zodat vooraf duidelijk is wat er nodig is en hoe de uitvoering wordt verzorgd.

3. Personeel en organisatie

Een geslaagd bedrijfsfeest vraagt om meer dan alleen goede catering en een mooie locatie.

Afhankelijk van de omvang en invulling zijn er medewerkers nodig voor de catering, bar, bediening, opbouw, uitvoering en afbouw.

Daarnaast komt er achter de schermen veel organisatie bij kijken.

Materialen moeten op tijd aanwezig zijn, de inrichting moet worden opgebouwd, de catering moet aansluiten op het programma en tijdens het evenement moet alles soepel verlopen.

Ook moet er iemand zijn die het overzicht bewaakt, de planning coördineert en kan schakelen wanneer dat nodig is.

Dat is precies waar Schell Events het verschil maakt.

Wij denken niet alleen na over wat er tijdens het bedrijfsfeest gebeurt, maar juist ook over alles wat daarvoor en daarna moet worden geregeld.

Van de voorbereiding en personeelsplanning tot de operationele organisatie op de dag zelf.

Zo heb je één evenementenpartner die het geheel overziet en hoef je als opdrachtgever niet zelf alle betrokken partijen aan te sturen.

4. Tenten, meubilair en aankleding

De uitstraling van een bedrijfsfeest wordt voor een groot deel bepaald door de inrichting.

Met de juiste materialen en aankleding kan een parkeerterrein, bedrijfshal of andere locatie volledig veranderen in een sfeervolle evenementenruimte.

Bij Schell Events verzorgen we regelmatig verschillende onderdelen van de inrichting, zoals:

• Stretchtenten en andere geschikte overkappingen.
• Statafels, zitmeubilair en tafels.
• Verlichting en sfeervolle aankleding.
• Servies, glaswerk en overige benodigdheden.
• Aanvullende voorzieningen die nodig zijn voor de gewenste inrichting.

De uiteindelijke kosten hangen af van de locatie, het aantal gasten, de benodigde materialen en de gewenste uitstraling.

Daarom kijken we altijd naar het totaalbeeld.

Welke sfeer wil je neerzetten? Hoeveel ruimte is er beschikbaar? En hoe zorgen we dat de verschillende onderdelen niet alleen mooi zijn, maar ook praktisch functioneren?

Door de inrichting als onderdeel van de complete evenementenorganisatie te behandelen, zorgen we dat uitstraling en uitvoering op elkaar aansluiten.

5. Licht, geluid en entertainment

Muziek, verlichting en entertainment kunnen een bedrijfsfeest naar een hoger niveau tillen.

Voor een informele borrel kan achtergrondmuziek voldoende zijn, terwijl een groot personeelsfeest mogelijk vraagt om een DJ, een uitgebreide geluidsinstallatie en sfeerverlichting.

Ook de locatie speelt hierbij een rol.

Een bedrijfshal vraagt om een andere technische aanpak dan een buitenterrein of een feest onder een stretchtent.

Bij Schell Events kijken we welke voorzieningen passen bij het programma en de gewenste sfeer. We zorgen dat de technische onderdelen worden meegenomen in de totale voorbereiding en dat ze aansluiten op de inrichting en het verloop van het evenement.

Zo ontstaat er één geheel, zonder dat je als opdrachtgever zelf verschillende onderdelen hoeft te coördineren.

6. Transport, opbouw en afbouw

Een onderdeel dat vaak minder zichtbaar is voor gasten, maar wel belangrijk is voor de organisatie, is de logistiek.

Alle materialen moeten op de juiste locatie en op het juiste moment aanwezig zijn.

Tenten, meubilair, cateringapparatuur, barvoorzieningen en technische materialen moeten worden vervoerd, uitgeladen, opgebouwd en na afloop weer worden verwijderd.

Bij evenementen op een bedrijfsterrein moet bovendien rekening worden gehouden met de dagelijkse bedrijfsvoering.

Wanneer kunnen we beginnen met opbouwen? Welke delen van het terrein moeten bereikbaar blijven? Wanneer mag de inrichting worden geplaatst en vanaf welk moment kan alles weer worden afgebouwd?

Bij Schell Events nemen we deze vragen mee in de voorbereiding.

We stemmen de logistiek af op de locatie en de planning van het evenement en coördineren de werkzaamheden van de betrokken partijen.

Onze dienstverlening stopt niet wanneer het feest afgelopen is. Ook de afbouw en het opleveren van de locatie maken deel uit van een goed georganiseerd evenement.

Is een bedrijfsfeest voor 200 personen relatief goedkoper dan voor 50 personen?

Bij grotere evenementen kunnen bepaalde kosten over meer gasten worden verdeeld.

Denk bijvoorbeeld aan een geluidsinstallatie, bepaalde onderdelen van de inrichting of de voorbereiding van het evenement.

Deze kosten stijgen niet noodzakelijk evenredig wanneer het aantal gasten toeneemt.

Tegelijkertijd betekent een groter evenement meestal ook meer catering, dranken, personeel en aanvullende voorzieningen.

Bij een bepaalde groepsgrootte kan bijvoorbeeld een extra bar, tent of technische voorziening nodig zijn.

Het is daarom niet vanzelfsprekend dat de kosten per persoon bij een groter bedrijfsfeest lager uitvallen.

Bij Schell Events laten we de kosten per persoon daarom niet leidend zijn bij de eerste opzet.

We kijken eerst naar het gewenste evenement en laten op basis daarvan een complete begroting samenstellen.

Zo kunnen we vervolgens berekenen wat het evenement per gast kost en welke mogelijkheden er binnen het beschikbare budget zijn.

Bedrijfsfeest op eigen locatie of op een externe evenementenlocatie?

Een van de eerste keuzes bij het organiseren van een bedrijfsfeest is de locatie.

Beide mogelijkheden hebben voordelen en aandachtspunten.

Een bedrijfsfeest op eigen locatie

Een eigen bedrijfsterrein, parkeerplaats of bedrijfshal kan een uitstekende basis vormen voor een bedrijfsfeest.

Je kunt de locatie volledig laten inrichten voor het evenement, afgestemd op het aantal gasten en de gewenste uitstraling.

Bovendien kan het praktisch zijn wanneer medewerkers al op de locatie aanwezig zijn.

Wel moet worden gekeken naar de beschikbare ruimte, stroomvoorzieningen, bereikbaarheid, veiligheid en eventuele aanvullende voorzieningen.

Bij Schell Events beoordelen we welke mogelijkheden de locatie biedt en wat er nodig is om er een geschikte evenementenlocatie van te maken.

Van een sfeervolle stretchtent met catering en barvoorzieningen tot een compleet ingericht bedrijfsfestival.

Een externe evenementenlocatie

Een externe evenementenlocatie kan interessant zijn wanneer je een specifieke uitstraling zoekt of wanneer het eigen bedrijfsterrein niet geschikt is voor het gewenste evenement.

Het voordeel is dat bepaalde voorzieningen mogelijk al aanwezig zijn.

Daar staat tegenover dat je minder vrijheid kunt hebben in de inrichting, beschikbaarheid of het gebruik van de locatie.

Ook bij een externe locatie kijken we naar het complete evenement.

Welke faciliteiten zijn aanwezig? Wat moet aanvullend worden verzorgd? En hoe zorgen we dat catering, personeel, techniek, inrichting en uitvoering goed op elkaar aansluiten?

Welke locatie het meest geschikt is, hangt uiteindelijk af van de wensen, het programma en het budget.

Schell Events denkt mee over de mogelijkheden en zorgt voor een samenhangende organisatie, ongeacht of het evenement op het eigen bedrijfsterrein of op een externe locatie plaatsvindt.

Waarom één evenementenpartner het verschil maakt

Bij het organiseren van een bedrijfsfeest moeten verschillende onderdelen samenkomen.

Catering, barvoorzieningen, personeel, tenten, meubilair, aankleding en techniek moeten niet alleen afzonderlijk goed geregeld zijn, maar ook op elkaar aansluiten.

Wanneer je dit zelf organiseert, krijg je te maken met verschillende contactpersonen, planningen en afspraken.

Wie zorgt dat alles op tijd aanwezig is? Wie bewaakt het overzicht tijdens de opbouw? En wie is tijdens het evenement verantwoordelijk voor de operationele uitvoering?

Door de complete organisatie onder te brengen bij één evenementenpartner, zoals Schell Events, houd je het overzicht.

Bij Schell Events heb je één centraal aanspreekpunt voor het volledige evenement.

We verzorgen de voorbereiding, brengen de verschillende onderdelen samen en coördineren de uitvoering.

Dat betekent niet dat we iedere voorziening altijd zelf leveren. Waar nodig werken we met andere uitvoerende partijen, maar de coördinatie blijft bij Schell Events.

Zo hoef je als opdrachtgever niet zelf de verschillende partijen aan te sturen en kun je je richten op je medewerkers, relaties en gasten.

Hoe stelt Schell Events een begroting voor een bedrijfsfeest samen?

Bij Schell Events beginnen we niet met een standaardpakket, maar met jouw plannen.

Een bedrijfsfeest voor 100 personen kan namelijk op verschillende manieren worden ingevuld. De juiste keuze hangt af van de aanleiding, locatie, gewenste sfeer en het beschikbare budget.

Daarom kijken we naar het evenement als geheel.

Stap 1. We bespreken de wensen

Wat is de aanleiding voor het bedrijfsfeest? Hoeveel gasten verwacht je? Waar wil je het evenement organiseren en welke sfeer heb je voor ogen?

Ook bespreken we het beschikbare budget en de onderdelen die voor jou belangrijk zijn.

Stap 2. We bekijken de mogelijkheden

Vervolgens kijken we naar de praktische uitvoering.

Welke voorzieningen zijn al aanwezig? Wat moet er aanvullend geregeld worden? En welke invulling past bij de locatie en het aantal gasten?

Daarbij houden we rekening met catering, barvoorzieningen, personeel, inrichting, techniek en logistiek.

Stap 3. We stellen een passend voorstel samen

Op basis van de wensen en mogelijkheden werken we een voorstel uit waarin de verschillende onderdelen samenkomen.

Zo ontstaat een duidelijk beeld van de gewenste invulling en de bijbehorende kosten.

Stap 4. We verzorgen de voorbereiding en uitvoering

Na akkoord werken we de organisatie verder uit.

We stemmen de planning af, coördineren de betrokken partijen en zorgen dat de verschillende onderdelen op het juiste moment samenkomen.

Van de opbouw en inrichting tot de uitvoering en afbouw.

Zo heb je één partner die de organisatie overziet en het evenement van A tot Z begeleidt.

Veelgestelde vragen over de kosten van een bedrijfsfeest

Wat kost een bedrijfsfeest voor 100 personen?

De kosten hangen af van de locatie, de gewenste invulling en de benodigde voorzieningen. Bij een rekenbudget van € 50 tot € 150 per persoon kom je voor 100 gasten uit op € 5.000 tot € 15.000 exclusief btw. Dit is een algemene budgetberekening en geen vaste prijs van Schell Events. Voor een passende offerte kijken we naar het complete evenement.

Wat kost een volledig verzorgd personeelsfeest?

Dat is afhankelijk van het aantal gasten, het programma, de locatie en de gewenste voorzieningen. Bij Schell Events verzorgen we niet alleen de catering, maar ook de overige onderdelen van het zakelijke evenement, zoals barvoorzieningen, personeel, inrichting en operationele organisatie. Op basis van de wensen stellen we een passende offerte samen.

Is een bedrijfsfeest op eigen terrein goedkoper?

Dat kan, maar is niet altijd het geval. Een eigen locatie kan besparen op externe locatiehuur, maar vraagt soms om extra voorzieningen zoals tenten, stroom, sanitair en meubilair. Schell Events kijkt welke voorzieningen nodig zijn en hoe de locatie geschikt kan worden ingericht.

Wat bepaalt de grootste kostenpost van een bedrijfsfeest?

Dat verschilt per evenement. Bij een uitgebreid diner kunnen catering en personeel een groot deel van het budget vormen. Bij een bedrijfsfestival op een leeg terrein kunnen juist tenten, techniek, inrichting en logistiek belangrijk zijn. Daarom bekijken we alle onderdelen gezamenlijk.

Kan Schell Events een bedrijfsfeest organiseren binnen een vastgesteld budget?

Een vastgesteld budget is een goed uitgangspunt voor het bespreken van de mogelijkheden. We kijken welke invulling daarbij past en welke keuzes het meeste bijdragen aan het gewenste resultaat. Op basis daarvan stellen we een passend voorstel samen.

Regelt Schell Events ook de opbouw en afbouw?

Ja, de organisatie van een zakelijk evenement omvat bij Schell Events ook de voorbereiding, logistieke coördinatie, opbouw, uitvoering en afbouw. Zo worden niet alleen de onderdelen tijdens het evenement geregeld, maar ook de werkzaamheden daaromheen.

Een bedrijfsfeest organiseren? Schell Events denkt met je mee.

Een goed bedrijfsfeest begint met een duidelijk plan.

Of je nu een informele personeelsborrel voor 50 medewerkers wilt organiseren, een jubileum viert met 200 gasten of een compleet bedrijfsfestival voor 500 personen voor ogen hebt: alle onderdelen moeten goed op elkaar aansluiten.

Bij Schell Events kijken we naar het totale evenement.

Van catering en barvoorzieningen tot personeel, tenten, meubilair, aankleding en techniek. We denken mee over de locatie, verzorgen de voorbereiding en coördineren de uitvoering.

Eén partner, één aanspreekpunt en een evenement waarbij de organisatie van A tot Z geregeld is.

Heb je plannen voor een bedrijfsfeest en wil je weten wat er binnen jouw wensen en budget mogelijk is?

Vraag een vrijblijvende offerte aan bij Schell Events.

Vertel ons wat je wilt organiseren. Wij denken met je mee en maken een passend voorstel.

Van eten en drinken tot personeel en aankleding. Schell regelt het evenement van A tot Z.